7 bước hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015

Viết quy trình ISO 9001:2015 chưa hẳn dễ dàng với những người có chuyên môn và kinh nghiệm, do đó với những ai chưa có kinh nghiệm triển khai thì điều này càng khó khăn hơn. Do đó, hôm nay chúng tôi sẽ đưa ra hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 để bạn có thể hình dung và dễ dàng hơn trong thực hiện.

1) Quyết định các giới hạn quy trình

Sau khi quyết định rằng một quy trình cần được lập thành văn bản trong một thủ tục, trước tiên bạn cần biết các giới hạn của quy trình mà bạn đang lập thành tài liệu.

Ví dụ: nếu bạn đang ghi lại quá trình mua hàng, quá trình này có thể bắt đầu bằng danh sách các bộ phận cần mua từ nhà thiết kế và kết thúc khi các bộ phận được giao từ nhà cung cấp, được xác định là có thể chấp nhận được. 

Nếu đúng như vậy, bạn sẽ cần trình bày chi tiết các yêu cầu cho từng bước được cho là cần thiết, chẳng hạn như cách mua hàng xác định người mua, cách đặt hàng và cách các bộ phận được chấp nhận khi nhận. Biết các giới hạn của quy trình sẽ giúp bạn biết khi nào nên dừng việc lập tài liệu.

2) Thu thập thông tin

Hướng dẫn xây dựng quy trình ISO với bước thứ 2 là thu thập thông tin. Có nhiều cách khác nhau để xem một quy trình, nhưng đảm bảo rằng bạn hiểu toàn bộ quy trình là điều quan trọng để đảm bảo rằng không có gì bị bỏ sót, ngay cả khi bạn không cần ghi lại mọi thứ. Một cách để xem quy trình là thông qua biểu đồ hình con rùa, biểu đồ này cho thấy sáu tương tác bên ngoài khác nhau của một quy trình.

Một phương pháp khác để xem quy trình là mô hình SIPOC thường được sử dụng trong các cải tiến Six Sigma. Đây là từ viết tắt của Nhà cung cấp, Đầu vào, Quy trình, Đầu ra và Khách hàng.

Phương pháp này khiến bạn tập trung vào cách quy trình bạn đang ghi lại tương tác với các quy trình khác trước và sau nó. Cho dù bạn chọn cách nào để xem quy trình, hãy đảm bảo rằng bạn đã xem xét tất cả các khía cạnh của quy trình khi thu thập thông tin cho tài liệu của mình.

3) Phù hợp với các tài liệu & quy trình khác

Việc phù hợp với các quy trình khác là rất quan trọng và làm cho các tương tác này hoạt động tốt là một trong những cách tốt nhất để làm cho toàn bộ hệ thống hiệu quả hơn. Một nơi để tập trung sự chú ý của bạn là đầu vào và đầu ra của quá trình.

Đối với các đầu vào, quy trình tạo ra đầu vào có biết các yêu cầu của quá trình sử dụng nó không, hay họ có thể thay đổi đầu vào sau này không? Đối với đầu ra của quy trình, nó có được sử dụng ở đâu đó làm đầu vào không? Nếu không, thì bạn cần đặt câu hỏi xem đầu ra này có thực sự cần thiết hay không.

4) Xác định cấu trúc tài liệu của bạn

Xác định cấu trúc tài liệu là bước quan trọng trong Hướng dẫn viết quy trình ISO. Có nhiều cách khác nhau để ghi lại một quy trình. Ví dụ: bạn có thể chọn có tài liệu  là một chuỗi các đoạn văn, hoặc bạn có thể chọn có một quy trình ở định dạng lưu đồ.

Bất chấp điều đó, nhiều công ty có cấu trúc tài liệu tiêu chuẩn để giúp mọi người biết nơi tìm kiếm những thông tin quan trọng nhất định, chẳng hạn như khả năng áp dụng của tài liệu. Biết nơi tìm kiếm thông tin cần thiết có thể giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả của tài liệu QMS.

5) Viết tài liệu của bạn

Lấy những gì bạn đã tìm thấy và viết đủ chi tiết để những người có thẩm quyền đọc nó có thể thực hiện công việc được yêu cầu mà không gây ra sự không phù hợp. Đây là lý do bạn có một tài liệu về quy trình. Nếu bạn thêm thông tin không cần thiết, bạn không chỉ làm cho tài liệu của mình trở nên cồng kềnh hơn mà còn có thể gây nhầm lẫn cho người xem.

Có lần tôi đã thấy một quy trình có nội dung: “Không được ăn, uống hoặc hút thuốc trong phòng thí nghiệm; hiệu quả 24 giờ một ngày 365 ngày một năm.” Bằng cách thêm phần cuối cùng, điều đó có nghĩa là vào ngày 29 tháng 2 trong năm nhuận bạn có thể làm được điều này không? Suy nghĩ về những gì bạn viết.

6) Nhận được sự chấp thuận cho tài liệu của bạn

Trong mọi trường hợp của Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001, bạn cần đảm bảo đúng người phê duyệt một tài liệu để sử dụng.

Đây có thể là người quản lý sản xuất đối với các thủ tục sản xuất hoặc người quản lý mua hàng đối với các thủ tục mua hàng. Một hệ thống quản lý chất lượng tốt sẽ xác định ai cần phê duyệt tài liệu nào để các chuyên gia phù hợp đảm bảo rằng quy trình là chính xác.

7) Đào tạo các nhân viên có liên quan

Tôi không phải là người đề xướng việc đào tạo bằng cách để mọi người đọc các thủ tục, quy trình và ký vào một tờ giấy như một hồ sơ mà họ đã làm. Tốt nhất là tìm cách nào đó để đảm bảo rằng những người cần sử dụng quy trình không chỉ đọc mà còn hiểu và đã thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với quy trình.

Điều này có thể được thực hiện thông qua đánh giá hoặc thậm chí chất vấn nhân viên để đảm bảo rằng họ hiểu các phần quan trọng của một thủ tục, quy trình. Bằng cách này, bạn cũng có thể kiểm tra tính hiệu quả của quy trình được lập thành văn bản để xem có cần thực hiện bất kỳ cải tiến nào hay không.

Đó là tất cả những gì bạn cần làm?

Nên nhớ rằng một thủ tục, quy trình được lập thành văn bản không nhất thiết có nghĩa là một quá trình là tĩnh và không thể thay đổi. Thông qua đánh giá liên tục của người điều hành, đánh giá viên và ban quản lý, bạn có thể xác định những cải tiến tiềm năng trong các quy trình của mình và thay đổi tài liệu của bạn cho phù hợp.

Đôi khi khó có thể coi tất cả những thay đổi này là một điều tốt, nhưng nếu nó đang thúc đẩy sự cải thiện - thì đúng là như vậy. Sử dụng tài liệu của bạn để nắm bắt các cải tiến để mọi người đang sử dụng các phương pháp hay nhất và bạn sẽ tiến xa hơn trong mục tiêu về các quy trình hiệu quả hơn.

Với tất cả thông tin Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 trên đây hy vọng bạn đã tìm được những thông tin cần thiết.

Nếu bạn gặp khó khăn gì trong triển khai ISO 9001 hãy để lại lời nhắn phía dưới comment cho chúng tôi. Rất có thể các khóa đào tạo ISO 9001 hoặc dịch vụ tư vấn ISO 9001 của chúng tôi có thể giúp được cho doanh nghiệp bạn.