Chu trình PDCA trong các Yêu cầu của ISO 9001

Plan-Do-Check-Act (PDCA) bắt nguồn từ đâu?

Bạn đã biết đến chu trình PDCA trong ISO 9001, nhưng PDCA bắt nguồn từ đâu? Plan-Do-Check-Act (còn được gọi là “PDCA”) là một chu trình được khởi nguồn bởi Walter Shewhart và được Edward Deming - hai trong số những cha đẻ của kiểm soát chất lượng hiện đại, phổ biến. Khái niệm này là một chu kỳ để thực hiện thay đổi, khi được thực hiện theo và lặp lại, sẽ dẫn đến những cải tiến lặp lại trong quy trình mà nó được áp dụng. 

Một ví dụ mà tất cả chúng ta có thể liên quan đến sẽ là khi bạn chọn một nhà cung cấp dịch vụ điện thoại không dây: bạn có Kế hoạch không gặp vấn đề với các cuộc gọi bị gián đoạn; giai đoạn Do là khi bạn bắt đầu sử dụng dịch vụ điện thoại; giai đoạn Kiểm tra là khi bạn theo dõi hiệu suất thực và nhận được một số cuộc gọi bị rớt; và giai đoạn Hành động là khi bạn quyết định phải làm gì - ví dụ: chấp nhận số lượng cuộc gọi bị bỏ qua, gọi cho nhà cung cấp để cố gắng khắc phục tình huống hoặc thay đổi nhà cung cấp dịch vụ không dây.

Đây là mô hình cải tiến được duy trì lâu dài, thay vì chỉ sửa chữa nhanh một lần, và chính vì lý do này mà nó được áp dụng cho tiêu chuẩn ISO 9001. Mục tiêu chính của tiêu chuẩn ISO 9001 là cải tiến liên tục Hệ thống quản lý chất lượng với chu trình PDCA trong ISO.

Kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động được tìm thấy như thế nào trong Các yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001

Trong phần giới thiệu về ISO 9001, có giải thích về Phương pháp tiếp cận quá trình và tầm quan trọng của điều này đối với việc triển khai Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với các yêu cầu của ISO 9001. Ngoài ra, có một lưu ý về phương pháp được gọi là "Kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động" đang được áp dụng cho tất cả các quy trình. Sau đó, nó hiển thị một đồ họa, cho thấy một cái nhìn tổng quan rất sơ bộ về cách các yêu cầu tiêu chuẩn phù hợp với một chu trình PDCA trong ISO. Dưới đây, tôi sẽ mô tả cách thức hoạt động của chu trình cải tiến trong QMS (với các số điều khoản ISO 9001 trong ngoặc đơn).

Lập kế hoạch là một trong những phần quan trọng nhất của QMS và bắt đầu với việc hiểu bối cảnh của tổ chức và nhu cầu của các bên quan tâm đến QMS (4.1 & 4.2), sau đó được sử dụng để xác định phạm vi của QMS và các quy trình QMS (4.3 & 4.4). Tiếp theo là cam kết của ban lãnh đạo trong công ty nhằm hướng tổ chức đến trọng tâm của khách hàng bằng cách xác định vai trò và trách nhiệm của tổ chức và bằng cách thiết lập chính sách chất lượng để tập trung cho QMS tổng thể (5.1, 5.2 & 5.3).

Cấp kế hoạch tiếp theo là xác định và giải quyết các rủi ro và cơ hội của hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm việc thiết lập và lập kế hoạch cho các mục tiêu chất lượng và các thay đổi để hỗ trợ cải tiến liên tục (6.1, 6.2 & 6.3). Cấp độ cuối cùng của việc lập kế hoạch là xác định và thực hiện cấu trúc hỗ trợ để cho phép bạn thực hiện các kế hoạch của mình.

Lập kế hoạch là vô ích trừ khi kế hoạch được thực hiện. Các biện pháp kiểm soát cần được xác định đối với các hoạt động QMS, các yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ cần được xác định (8.2), các thiết kế được phát triển (8.3), các biện pháp kiểm soát được đặt trên các quá trình, sản phẩm và dịch vụ được cung cấp bên ngoài (8.4).

Quá trình sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ cần được thực hiện với sự kiểm soát của việc phát hành sản phẩm và dịch vụ (8.5 & 8.6), bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ không phù hợp nào cần phải được giải quyết (8.7). Nói tóm lại, các hoạt động tạo ra và cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng cần phải được thực hiện.

Có một số yêu cầu trong tiêu chuẩn để kiểm tra các quá trình của hệ thống Quản lý Chất lượng để đảm bảo chúng hoạt động đúng như kế hoạch. Cần phải theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá các sản phẩm hoặc dịch vụ để đảm bảo chúng đáp ứng các yêu cầu, các quá trình được sử dụng là đầy đủ và hiệu quả và đáp ứng được sự hài lòng của khách hàng (9.1).

Kiểm toán nội bộ (9.2) đối với các quá trình là cách chính để đánh giá tính hiệu quả của hệ thống. Hơn nữa là quá trình Rà soát của Ban Giám đốc (9.3), trong đó xem xét và đánh giá tất cả các dữ liệu được giám sát để thực hiện các thay đổi và lập kế hoạch giải quyết các vấn đề.

Hành động trong trường hợp này liên quan đến các hành động cần thiết để giải quyết bất kỳ vấn đề nào được tìm thấy trong bước kiểm tra. Cải tiến (10.1 & 10.3) là tiêu đề tổng thể cho các bước hành động này (10.1) với các hoạt động giải quyết sự không phù hợp và Hành động khắc phục (10.2) để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp thực tế hoặc tiềm ẩn như là bước đầu tiên trong hành động cải tiến hệ thống.

Kế hoạch - Như đã nêu, chu trình này bắt đầu lại để đảm bảo có sẵn các kế hoạch để cải tiến hơn nữa. Những phát hiện trong quá trình Kiểm toán nội bộ trong giai đoạn “Kiểm tra” có thể đã dẫn đến các hành động khắc phục từ giai đoạn “Hành động”, do đó sẽ đòi hỏi những thay đổi trong việc lập kế hoạch để đáp ứng các yêu cầu cập nhật trong giai đoạn “Thực hiện” tiếp theo. Đánh giá của Ban Giám đốc xem xét các kết quả của Kiểm toán nội bộ, các Hành động khắc phục và đưa ra các kế hoạch nguồn lực để hỗ trợ bất kỳ thay đổi nào.

Các nguồn lực được đánh giá và tăng, giảm hoặc chỉ định lại tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp. Điều này dẫn đến một vòng Thực hiện khác và chu trình PDCA trong ISO 9001 tiếp theo.

Một ví dụ sẽ là nếu công ty của bạn lên kế hoạch giảm lượng phế liệu đi 5% bằng cách thực hiện một số thay đổi nhất định đối với một quy trình, các thay đổi đã được thực hiện và quy trình chạy, kiểm tra quy trình cho thấy rằng bạn đã giảm lượng phế liệu đi 3% và bạn đã hành động để thực hiện các thay đổi tiếp theo để cải thiện. Kế hoạch tiếp theo cho quá trình này có thể là thực hiện các thay đổi hơn nữa và giảm lượng phế liệu thêm 4% trong năm sau.

Sử dụng PDCA tập trung QMS của bạn để cải thiện

Mục tiêu của QMS là hướng tới sự cải tiến cho công ty, bởi vì chỉ thông qua cải tiến, công ty mới có thể cạnh tranh trong các ngành đang phát triển ngày càng cạnh tranh hơn.

Bằng cách sử dụng chu trình PDCA trong ISO, bạn sẽ giúp tập trung các quy trình và mục tiêu của QMS theo hướng cải tiến mong muốn này, dẫn đến tiết kiệm thời gian và tiền bạc có thể được sử dụng để cải thiện hơn nữa. Với việc cải tiến là mục tiêu của Hệ thống quản lý chất lượng, chắc chắn doanh nghiệp sẽ tốt hơn và bền bỉ hơn.

Lời kết

Việc áp dụng PDCA và triển khai ISO 9001 có thể gặp nhiều khó khăn với doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm. Nhưng chúng tôi xin khẳng định việc áp dụng ISO 9001 là hoàn toàn có khả năng. Việc áp dụng có thể đến từ nội tại doanh nghiệp hoặc đồng hành với 1 đơn vị tư vấn có nhiều kinh nghiệm và chuyên môn trong việc triển khai.

Tin vui cho doanh nghiệp! ISOPRO đang mở cửa dịch vụ tư vấn ISO 9001 ngay hôm nay, doanh nghiệp có thể đăng ký để được đặt lịch với chuyên gia tư vấn ISO 9001 giàu chuyên môn và kinh nghiệm của chúng tôi.

Hotline: 0981059299

Email: contacts@isopro.edu.vn