Chu trình PDCA cải tiến liên tục là gì?

Cải tiến liên tục một cách có phương pháp với PDCA

Định nghĩa thuật ngữ chất lượng chu trình PDCA: Chu trình lập kế hoạch-làm-kiểm tra-hành động (PDCA)

Còn được gọi là PDSA, "Deming Wheel" và "Shewhart Cycle"

Hãy tưởng tượng rằng điểm hài lòng của khách hàng của bạn trên một trang web xếp hạng doanh nghiệp đã giảm xuống. Khi xem các nhận xét gần đây, bạn thấy rằng khách hàng của mình phàn nàn về việc giao hàng muộn và sản phẩm đang bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Vì vậy, bạn quyết định chạy một dự án thử nghiệm nhỏ trong một tháng, sử dụng một nhà cung cấp mới để cung cấp sản phẩm của bạn cho một nhóm khách hàng mẫu. Và bạn rất vui khi thấy rằng phản hồi là tích cực. Do đó, bạn quyết định sử dụng nhà cung cấp mới cho tất cả các đơn đặt hàng của mình trong tương lai.

Những gì bạn vừa làm là một vòng lặp đơn được gọi là Chu trình PDCA. Đây là một công cụ được thiết lập để đạt được những cải tiến liên tục cho doanh nghiệp của bạn.

Trong bài viết này, chúng tôi phác thảo các nguyên tắc chính của PDCA, đồng thời giải thích khi nào và làm thế nào để áp dụng chúng vào thực tế.

PDCA là gì?

Mô hình PDCA là gì? Vào những năm 1950, nhà tư vấn quản lý, Tiến sĩ William Edwards Deming đã phát triển một phương pháp xác định lý do tại sao một số sản phẩm hoặc quy trình không hoạt động như mong đợi. Cách tiếp cận của ông kể từ đó đã trở thành một công cụ chiến lược phổ biến, được sử dụng bởi nhiều loại hình tổ chức khác nhau. Nó cho phép họ hình thành các lý thuyết về những gì cần thay đổi, và sau đó kiểm tra chúng trong một "vòng phản hồi liên tục."

Bản thân Deming đã sử dụng khái niệm Plan-Do-Study-Act (PDSA). Ông nhận thấy rằng trọng tâm của Kiểm tra là về việc thực hiện một thay đổi.

Thay vào đó, ông thích tập trung vào việc nghiên cứu kết quả của bất kỳ đổi mới nào và tiếp tục nhìn lại kế hoạch ban đầu. Ông nhấn mạnh rằng việc tìm kiếm kiến ​​thức mới luôn được hướng dẫn bởi lý thuyết - vì vậy bạn nên chắc chắn rằng lý thuyết của bạn là đúng!

Bốn giai đoạn của chu kỳ PDCA

Với chu trình PDCA, bạn có thể giải quyết các vấn đề và thực hiện các giải pháp một cách chặt chẽ, bài bản. Chúng ta hãy lần lượt xem xét từng giai đoạn trong số bốn giai đoạn:

1. Lập kế hoạch - P

Đầu tiên, xác định và hiểu rõ vấn đề hoặc cơ hội của bạn. Có lẽ tiêu chuẩn của một thành phẩm không đủ cao hoặc một khía cạnh nào đó của quy trình tiếp thị của bạn sẽ đạt được kết quả tốt hơn.

Khám phá thông tin hiện tại một cách đầy đủ. Tạo và sàng lọc các ý tưởng, đồng thời phát triển một kế hoạch triển khai hiệu quả.

Đảm bảo nêu rõ các tiêu chí thành công của bạn và làm cho chúng có thể đo lường được hết mức có thể. Bạn sẽ quay lại phần này sau giai đoạn Kiểm tra.

2. Làm - Do

Khi bạn đã xác định được một giải pháp tiềm năng, hãy thử nghiệm nó một cách an toàn với một dự án thử nghiệm quy mô nhỏ. Điều này sẽ cho biết liệu các thay đổi được đề xuất của bạn có đạt được kết quả mong muốn hay không - với sự gián đoạn tối thiểu đối với phần còn lại của hoạt động của bạn nếu chúng không đạt được. Ví dụ: bạn có thể tổ chức một cuộc thử nghiệm trong một bộ phận, trong một khu vực địa lý hạn chế hoặc với một nhân khẩu học cụ thể.

Khi bạn chạy dự án thử nghiệm, hãy thu thập dữ liệu để cho biết liệu thay đổi có hiệu quả hay không. Bạn sẽ sử dụng nó trong giai đoạn tiếp theo.

3. Kiểm tra - C

Tiếp theo, phân tích kết quả dự án thử nghiệm của bạn so với những kỳ vọng mà bạn đã xác định ở Bước 1, để đánh giá xem ý tưởng của bạn có thành công hay không.

Nếu không, hãy quay lại Bước 1. Nếu đúng như vậy, hãy chuyển sang Bước 4.

Bạn có thể quyết định thử nhiều thay đổi hơn và lặp lại các giai đoạn Thực hiện và Kiểm tra. Nhưng nếu kế hoạch ban đầu của bạn chắc chắn không hoạt động, bạn cần phải quay lại Bước 1.

4. Hành động - A

Đây là giai đoạn bạn thực hiện giải pháp của mình. Nhưng hãy nhớ rằng PDCA / PDSA là một vòng lặp, không phải là một quá trình có bắt đầu và kết thúc. Quy trình hoặc sản phẩm được cải tiến của bạn sẽ trở thành đường cơ sở mới, nhưng bạn vẫn tiếp tục tìm cách để làm cho sản phẩm hoặc quy trình đó tốt hơn nữa.

Bốn giai đoạn của chu kỳ được minh họa trong hình bên dưới:

Khi nào sử dụng PDCA?

Khung PDCA/PDSA hoạt động tốt trong mọi loại hình tổ chức. Nó có thể được sử dụng để cải thiện bất kỳ quy trình hoặc sản phẩm nào, bằng cách chia chúng thành các bước hoặc giai đoạn phát triển nhỏ hơn và khám phá các cách để cải thiện từng quy trình hoặc sản phẩm.

Nó đặc biệt hữu ích cho việc thực hiện Quản lý chất lượng toàn diện hoặc Six Sigma các sáng kiến ​​và để cải thiện các quy trình kinh doanh nói chung.

Tuy nhiên, việc thực hiện chu trình PDCA/PDSA có thể chậm hơn nhiều so với việc thực hiện đơn giản. Vì vậy, nó có thể không phải là cách tiếp cận thích hợp để giải quyết một vấn đề khẩn cấp.

Cách sử dụng PDCA trong cuộc sống của bạn

Mặc dù PDCA/PDSA là một công cụ kinh doanh hiệu quả, bạn cũng có thể sử dụng nó để cải thiện hiệu suất của chính mình:

Đầu tiên, Lập kế hoạch: Xác định điều gì đang cản trở cá nhân bạn và cách bạn muốn tiến bộ. Nhìn vào nguyên nhân gốc rễ của bất kỳ vấn đề nào và đặt mục tiêu để vượt qua những trở ngại này.

Tiếp theo, Nên làm: Khi bạn đã quyết định hành động của mình, hãy thử nghiệm một cách an toàn các cách khác nhau để đạt được kết quả mà bạn muốn.

Sau đó, Kiểm tra: Thường xuyên xem xét sự tiến bộ của bạn, điều chỉnh hành vi của bạn cho phù hợp và xem xét hậu quả của hành động của bạn.

Cuối cùng, Hành động: Thực hiện những gì đang hoạt động, liên tục tinh chỉnh những gì không phù hợp và tiếp tục chu kỳ cải tiến liên tục.

Những điểm chính PDCA:

Chu trình PDCA/PDSA là một vòng lặp liên tục của việc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra (hoặc nghiên cứu) và hành động. Nó cung cấp một cách tiếp cận đơn giản, hiệu quả để giải quyết vấn đề và quản lý sự thay đổi. Mô hình hữu ích để thử nghiệm các biện pháp cải tiến ở quy mô nhỏ trước khi cập nhật các thủ tục và phương thức làm việc.

Cách tiếp cận bắt đầu với giai đoạn Lập kế hoạch, trong đó các vấn đề được xác định và hiểu rõ ràng, và một lý thuyết để cải tiến được xác định. Các giải pháp tiềm năng được thử nghiệm ở quy mô nhỏ trong giai đoạn Thực hiện, và kết quả sau đó được nghiên cứu và Kiểm tra.

Thực hiện các giai đoạn Thực hiện và Kiểm tra nhiều lần nếu cần thiết trước khi giải pháp hoàn chỉnh, trong giai đoạn Hành động của chu trình.