Cách vẽ lưu đồ quy trình theo ISO

Trong bài viết "Cách vẽ lưu đồ quy trình theo ISO" này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn lý do tại sao lưu đồ (hoặc sơ đồ quy trình) là một phần quan trọng của ISO, cách chúng được sử dụng và cách tạo lưu đồ của riêng bạn.

Lưu đồ là gì?

Lưu đồ được thiết kế để cung cấp một cái nhìn tổng quan dễ hiểu về các quy trình công việc thường phức tạp và mối quan hệ qua lại giữa các hoạt động. Hình chữ nhật, kim cương và các hình dạng khác được sử dụng để mô tả các thành phần của quá trình như các hoạt động, quyết định và tài liệu. Các hình dạng này sau đó được nối với nhau bằng các mũi tên chỉ dòng chảy và trình tự.

Sơ lược về lịch sử lưu đồ

Lưu đồ đã được sử dụng để ghi lại các quy trình kinh doanh trong khoảng 100 năm. Vào những năm 1920, chúng được sử dụng bởi các kỹ sư công nghiệp để chỉ ra cách các quy trình làm việc có thể được thực hiện hiệu quả hơn; trong những năm 1950, chúng được sử dụng để giúp phát triển các chương trình máy tính.

Trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, lưu đồ thường được sử dụng như một phần của tài liệu. Kể từ khi áp dụng phương pháp tiếp cận theo quy trình vào tháng 12 năm 2000, lưu đồ đã trở thành công cụ được lựa chọn để mô tả bản đồ quy trình và mối liên hệ giữa các hoạt động ISO. Chúng không chỉ được sử dụng để mô tả hoặc tóm tắt các quy trình, hệ thống và quy trình làm việc mà còn được sử dụng như một công cụ khi thiết kế, xem xét và cải tiến chúng.

Các thành phần của Lưu đồ

Mặc dù có rất nhiều hình dạng hoặc biểu tượng, nhưng những điều sau đây là đủ cho hầu hết các Cách vẽ lưu đồ quy trình theo ISO. Không có quy tắc nào quản lý việc sử dụng màu sắc.

Hình dạng này được sử dụng để mô tả một quá trình hoặc hoạt động. Trong ví dụ, quy trình được gọi là "Kiểm tra hóa đơn". Các mũi tên chỉ ra các đầu vào và đầu ra.

Hình dạng này được sử dụng để mô tả một quyết định . Một quyết định trong lưu đồ thường có hai hoặc nhiều kết quả. Trong ví dụ, quyết định là "Hóa đơn có đúng không?" và hai kết quả có thể xảy ra là "Có" và "Không".

Biểu tượng này mô tả một tài liệu. Trong ví dụ, tài liệu được gọi là "Hóa đơn". Hình dạng này có thể được sử dụng làm đầu vào hoặc đầu ra của một quá trình.

Ví dụ sau minh họa cách sử dụng cả ba hình dạng để xác định sự tương tác của các hoạt động. Nhấn vào đây để xem kích thước đầy đủ.

Lưu đồ và Phương pháp tiếp cận Quy trình ISO 9001

Thành phần cốt lõi của ISO 9001:2015 là cách tiếp cận theo quá trình, một chiến lược quản lý nhằm xác định, quản lý và kiểm soát tất cả các quy trình đóng góp vào kết quả đầu ra của tổ chức. Việc áp dụng phương pháp tiếp cận theo quy trình sẽ giúp bạn kiểm soát được tất cả các hoạt động quan trọng của mình.

Mặc dù các luồng quy trình có thể được lập thành văn bản và phân tích thông qua các phương tiện khác, nhưng thường được đồng ý rằng các luồng quy trình của một doanh nghiệp nên được lập thành văn bản bằng cách sử dụng lưu đồ (trong ngữ cảnh này còn được gọi là bản đồ quy trình).

Lưu đồ theo tiêu chuẩn ISO 9001

Tài liệu ISO 9001 tốt nhất và cũng thân thiện với người dùng nhất. Đối với hầu hết mọi người, hình minh họa hoạt động tốt hơn văn bản, đó là lý do tại sao lưu đồ thường được sử dụng và Cách vẽ lưu đồ quy trình theo ISO được nhiều lượt tìm kiếm. Dưới đây là một số ý tưởng để sử dụng lưu đồ với ISO.

Bao gồm một lưu đồ ở đầu hướng dẫn công việc như một cái nhìn tổng quan. Sau đó, văn bản có thể mô tả chi tiết hơn từng hoạt động.

Thiết kế một quy trình mới đòi hỏi phải tìm ra những hoạt động nào là cần thiết và cách sắp xếp chúng. Lưu đồ là lý tưởng cho việc này.

ISO 9001:2015 dành toàn bộ điều khoản để lập kế hoạch các quá trình và dự án mới, bao gồm xác định các kết quả mong muốn, đánh giá các đầu vào sẵn có và xác định các hoạt động cần thiết để chuyển đổi đầu vào thành đầu ra. Lưu đồ rất tốt để bắt đầu quá trình lập kế hoạch.

Phân tích các quá trình như một phần của quản lý rủi ro và cải tiến chung là một phần vốn có của ISO 9001. Các quá trình được phân tích tốt nhất bằng cách sử dụng lưu đồ.

Mặc dù mô tả công việc theo truyền thống là dạng văn bản, nhưng một số công việc nhất định đòi hỏi một chuỗi hoạt động lặp đi lặp lại có thể được mô tả hiệu quả bằng sơ đồ.

Sử dụng sơ đồ làm công cụ quản lý rủi ro để mô tả cách tài liệu quan trọng thay đổi theo thứ tự cụ thể và loại kiểm soát được áp dụng.

Mặc dù biểu đồ tổ chức loại trừ các quá trình và chuỗi hoạt động có liên quan với nhau, nhưng chúng sử dụng các hình hộp và đường kết nối, được vẽ tốt nhất bằng phần mềm.

Lời khuyên

Chúng tôi thực sự khuyên bạn nên giữ lưu đồ đơn giản. Mặc dù hình dạng phức tạp có thể có ý nghĩa đối với bạn, nhưng những người dùng khác có thể không hiểu chúng. Và trừ khi bạn đang tạo một sơ đồ kỹ thuật có đối tượng dự kiến ​​quen thuộc với các ký hiệu đặc biệt, tốt nhất bạn nên giới hạn các hình dạng của mình với những hình dạng được giới thiệu ở trên.

Mặt khác, hãy sử dụng màu sắc nếu nó làm cho sơ đồ thân thiện hơn với người dùng. Màu sắc có thể được sử dụng cho các mục đích khác nhau, bao gồm:

Làm nổi bật trách nhiệm: chỉ ra người hoặc chức năng chịu trách nhiệm cho các hoạt động cụ thể bằng cách sử dụng màu sắc riêng biệt.

Làm nổi bật các phòng ban: màu sắc rất tuyệt vời để phân biệt các hoạt động của các phòng ban riêng lẻ.

Màu nền: để thay thế cho việc tô màu các hình dạng riêng lẻ để làm nổi bật các nhóm, bạn có thể sử dụng các màu nền riêng biệt.

Phần mềm vẽ lưu đồ ISO 9001

Trong khi phần mềm phổ biến như MS PowerPoint có thể được sử dụng để tạo sơ đồ, nhưng phần mềm chuyên dụng hiệu quả hơn và dễ sử dụng hơn. Các lợi ích của phần mềm chuyên dụng bao gồm các hình dạng và đầu nối được xác định trước, đồng thời ghi nhãn dễ dàng. Bạn có thể tham khảo 1 số công cụ vẽ miễn phí khác như: Dia, yEd Graph Editor, ThinkComposer, Pencil Project, LibreOffice Draw, Diagram Designer,...

Phần kết luận

Lưu đồ thường được sử dụng trong tất cả các khía cạnh của ISO 9001. Chúng làm cho tài liệu trở nên thân thiện hơn với người dùng, lý tưởng để mô tả các luồng quy trình và đơn giản hóa việc thiết kế, xem xét, phân tích và cải tiến các quy trình kinh doanh. Sử dụng chúng trong giai đoạn triển khai ISO cũng như trong quá trình quản lý hàng ngày của doanh nghiệp bạn.