Cách cấu trúc tài liệu hệ thống quản lý chất lượng ISO

Bài viết "Cách cấu trúc tài liệu hệ thống quản lý chất lượng ISO" sẽ giúp bạn có thể thực hiện cấu trúc tài liệu ISO 9001. Xem ngay dưới đây.

Đúng là tiêu chuẩn quốc tế về Hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001) yêu cầu một số tài liệu nhất định (xem bài viết này: Danh sách các tài liệu bắt buộc đối với ISO 9001). Mục đích và lợi ích của tài liệu QMS rất đa dạng: nó cung cấp một khuôn khổ rõ ràng về các hoạt động trong một tổ chức, nó cho phép sự nhất quán của các quá trình và hiểu rõ hơn về QMS, và nó cung cấp bằng chứng cho việc đạt được các mục tiêu. Khi thiết kế tài liệu QMS, bạn nên tập trung vào hiệu quả và tạo ra các quy trình và tài liệu có thể áp dụng trong tổ chức của bạn.

Hệ thống phân cấp tài liệu QMS

Tài liệu QMS có thể bao gồm các loại tài liệu khác nhau. Thông thường, nó bao gồm các tài liệu như Chính sách chất lượng, Sổ tay chất lượng, các thủ tục, quy trình, hướng dẫn công việc, kế hoạch chất lượng và hồ sơ. Tài liệu QMS có thể được biểu diễn dưới dạng phân cấp, như thể hiện trong sơ đồ dưới đây:

ISO 9001 yêu cầu các loại thông tin khác nhau phải được lập thành văn bản; tuy nhiên, không phải tất cả thông tin đều cần được ghi lại thành các tài liệu riêng biệt. Nó là linh hoạt, để tổ chức quyết định về kích thước của tài liệu và mức độ chi tiết của tài liệu. Ví dụ, các công ty nhỏ có thể đưa các thủ tục dạng văn bản vào sổ tay QMS.

Cách cấu trúc tài liệu hệ thống quản lý chất lượng

Tiêu chuẩn quốc tế ISO 10013:2001 Hướng dẫn về tài liệu hệ thống quản lý chất lượng đưa ra các hướng dẫn để xác định kích thước hiệu quả của tài liệu QMS, cũng như tổng quan về nội dung và cấu trúc được khuyến nghị của các loại tài liệu QMS khác nhau. Các khuyến nghị sau đây có tính đến các hướng dẫn của ISO 10013.

1) Chính sách chất lượng

Một chính sách đại diện cho một tuyên bố khai báo của một doanh nghiệp. Chính sách Chất lượng phải nêu rõ cam kết của tổ chức đối với chất lượng và cải tiến liên tục. Thông thường, chính sách này được sử dụng cho mục đích quảng cáo và nên được hiển thị trong cơ sở của doanh nghiệp và được đăng trên các trang web, do đó, một Chính sách Chất lượng rõ ràng và ngắn gọn là thuận tiện và là thông lệ chung.

Các Chính sách chất lượng xác định mục tiêu chất lượng mà doanh nghiệp phấn đấu. Các mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp được xác định bằng cách lượng hóa các mục tiêu chất lượng.

2) Sổ tay chất lượng

Sách hướng dẫn phải phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Cấu trúc và nội dung của sổ tay có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp, mức độ phức tạp của hoạt động và năng lực của nhân sự. Các doanh nghiệp nhỏ có thể ghi lại toàn bộ QMS trong một sổ tay. Mặt khác, các tổ chức quốc tế lớn có thể có một số tài liệu hướng dẫn chất lượng khác nhau. Nói chung, sổ tay hướng dẫn này bao gồm phạm vi QMS, các loại trừ khỏi tiêu chuẩn, các tham chiếu đến các tài liệu liên quan và mô hình quy trình kinh doanh. Chính sách Chất lượng và các mục tiêu cũng có thể là một phần của sổ tay hướng dẫn.

Sổ tay Chất lượng nên bao gồm hầu hết các yếu tố sau: tiêu đề và mục lục; phạm vi của QMS; loại trừ khỏi ISO 9001, thông tin phiên bản và phê duyệt; Chính sách và mục tiêu chất lượng; Mô tả QMS, mô hình quy trình kinh doanh của tổ chức; định nghĩa về trách nhiệm cho tất cả nhân sự; và các tham chiếu đến các tài liệu liên quan và các phụ lục liên quan.

3) Quy trình chất lượng

Các thủ tục chất lượng có thể có các định dạng và cấu trúc khác nhau. Chúng có thể là tường thuật, tức là được mô tả thông qua văn bản; chúng có thể được cấu trúc hơn bằng cách sử dụng các bảng; chúng có thể minh họa bằng biểu đồ; hoặc chúng có thể là bất kỳ sự kết hợp nào của những cách trên.

Cách cấu trúc tài liệu ISO với quy trình chất lượng phải bao gồm các yếu tố sau:

• Tiêu đề - để xác định thủ tục
• Mục đích - mô tả cơ sở lý luận đằng sau thủ tục
• Phạm vi - giải thích những khía cạnh nào sẽ được đề cập trong quy trình và những khía cạnh nào sẽ không được đề cập
• Trách nhiệm và quyền hạn của tất cả mọi người / chức năng bao gồm trong bất kỳ phần nào của thủ tục
• Các định nghĩa và danh sách của tất cả các bản ghi là kết quả của các hoạt động được mô tả trong thủ tục
• Kiểm soát tài liệu - xác định các thay đổi, ngày xem xét, phê duyệt và phiên bản của tài liệu cần được đưa vào phù hợp với thông lệ đã được thiết lập để kiểm soát tài liệu
• Mô tả các hoạt động - đây là phần chính của thủ tục; nó liên quan đến tất cả các yếu tố khác của thủ tục và mô tả những gì nên được thực hiện, bởi ai và như thế nào, khi nào và ở đâu. Trong một số trường hợp, “tại sao” cũng cần được làm rõ. Ngoài ra, các yếu tố đầu vào và đầu ra của các hoạt động cần được giải thích, bao gồm cả các nguồn lực cần thiết.
• Phụ lục có thể được sử dụng nếu cần.

4) Hướng dẫn công việc

Hướng dẫn công việc có thể là một phần của quy trình, hoặc chúng có thể được tham chiếu trong một quy trình. Nói chung, hướng dẫn công việc có cấu trúc tương tự như các thủ tục và bao gồm các yếu tố giống nhau; tuy nhiên, hướng dẫn công việc bao gồm chi tiết các hoạt động cần được thực hiện, tập trung vào trình tự của các bước, công cụ và phương pháp được sử dụng và độ chính xác cần thiết.

5) Hồ sơ và biểu mẫu

Để chứng minh rằng các quy trình của bạn đáp ứng các yêu cầu của họ, bạn sẽ muốn lưu giữ một số bằng chứng; đây là nơi các biểu mẫu và hồ sơ được sử dụng. Hồ sơ là những gì đã được chủ sở hữu quá trình lựa chọn để chứng minh rằng quá trình và các hoạt động đã được tiến hành theo cách được quy định trong các thủ tục và hướng dẫn công việc. Biểu mẫu là các mẫu trống để điền thông tin sẽ trở thành các bản ghi này. Làm cho hồ sơ và biểu mẫu của bạn trở nên thiết thực bằng cách ghi ngắn gọn và đơn giản các thông tin cần thiết; không bắt nhân viên viết tiểu luận để hoàn thành biểu mẫu và lập hồ sơ.

Tài liệu QMS tốt là điều cần thiết cho một Hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả

Xác định tài liệu QMS dựa trên nhu cầu doanh nghiệp của bạn là điều cần thiết cho một QMS hiệu quả. Hơn nữa, tài liệu có cấu trúc phù hợp sẽ làm cho hoạt động của doanh nghiệp bạn dễ dàng hơn nhiều, trong khi tài liệu không chính xác sẽ không mang lại cho bạn điều gì ngoài rắc rối.

Hy vọng những chia sẻ trên đây của chúng tôi về Cách cấu trúc tài liệu hệ thống quản lý chất lượng ISO hữu ích với doanh nghiệp.